In onze reeks blogs over value-based volunteering bespreken wat voor ons vanuit Bonfari de belangrijkste elementen van goed vrijwilligerswerk: transparantie, duurzame samenwerking met de lokale bevolking; en efficiënt gebruik maken van beschikbare middelen. Vandaag hebben we het over: Transparantie.
Wat is het idee?
Transparantie is voor ons een integraal begrip en wij zien het als eerlijk zijn naar onszelf, donateurs en mede-vrijwilligersorganisaties. Hierbij kijken we naar de transparantie van financieel beleid, maar zeker ook naar het belang van transparantie rondom bedrijfsvoering van de stichting en de projecten die we uitvoeren.
Waarom is transparantie nodig?
Transparantie biedt de mogelijkheid om door middel van externe feedback (kleine) procesmatige en financiële inefficiënties weg te nemen. Ook kan een streven naar transparantie er voor zorgen dat de organisatie in kwestie zelf eerder geneigd is om op de hoogte te zijn van alle processen en uitingen: als iedereen naar je kijkt probeer je jezelf immers altijd aan de hoogste standaarden te houden. Verder maakt transparantie van financiën het mogelijk om direct duidelijkheid te geven over bestemmingen van bijdragen van donateurs, welke dan in alle waarschijnlijkheid nauwer verbonden zullen zijn. Een laatste effect kan een verbeterde samenwerking binnen de organisatie zijn. Doordat bedrijfsonderdelen een goed beeld hebben van de individuele bijdrage aan het eindresultaat, kunnen producten en diensten veel beter onderling op elkaar afgestemd worden.
Andersom staat de afwezigheid van transparantie gelijk aan ondoorzichtigheid. Een gebrek aan transparantie kan er dus toe leiden dat een organisatie geassocieerd wordt met met onduidelijkheid en onzekerheid. In dit geval kan het gebrek aan transparantie gelijk komen te staan aan een indicator voor oneerlijk besturen en wanbeleid. Daarnaast kan een gebrek aan transparantie ertoe leiden dat geschapen verwachtingen niet waargemaakt worden. Die verwachtingen worden namelijk gemaakt op basis van de beschikbare informatie.
In het kort, als vrijwilligersorganisatie zou je altijd zo efficiënt en eerlijk mogelijk te werk moeten gaan. Hoewel een organisatie zelf vrijwilligershulp aanbiedt, hoeft dit niet te betekenen dat de organisatie zelf geen hulp kan gebruiken. Door transparant te zijn sta je open voor feedback van buiten en controle door de sociale norm. Voor ons is het duidelijk: transparantie zorgt voor het continue verbeteren van vrijwilligerswerk; zowel intern als door suggesties van donateurs en andere vrijwilligersorganisaties.
Wat gebeurt er zonder transparantie?
Hoewel wij deze reeks van artikelen niet gebruiken om vingers te wijzen, lijkt het ons goed om te kijken naar voorbeelden van gebrek aan transparantie, zodat we hier wat van kunnen leren.
Een pakkend en actueel voorbeeld van een gebrek aan transparantie is het vrijwilligersinitiatief van het online platform Rumag. Bewust, danwel onbewust, wist het platform met hun vrijwilligersinitiatief in de naam van het rode kruis t-shirts te verkopen met een bijdrage van €10,- per t-shirt aan het rode kruis: een mooie prestatie. Gedurende campagne lekte Arjen Lubach echter uit dat Rumag zelf ook €10,- per t-shirt winst maakte.
Zo blijkt ook een op de vier Amerikaanse vrijwilligersorganisaties die zich inzet tegen kanker, het leeuwendeel van de gedoneerde inkomsten uit te geven aan dubieuze uitgaven. Er is zelfs een geval bekend, waarbij er slecht 3% van het gedoneerde geld aankwam bij patiënten. De rest van het geld werd besteedt aan het aflossen van openstaande leningen en luxueuze aankopen zoals cruises en lingerie.
Naast NGO’s blijken ook entiteiten zonder direct persoonlijk belang, zoals overheden, moeite te hebben met het houden van overzicht door gebrek aan transparantie. Na een periode van onstuimigheid, werden de ontwikkelingsgelden vanuit VN-fondsen voor Somalië opgehoogd. Achteraf bleek, uit grootschalig onderzoek van Abdirazak Faartag, dat deze gelden zonder overzicht en controle bij een groot aantal lokale NGO’s terecht kwamen. Deze NGO’s sluisden het geld direct door naar persoonlijke rekeningen en terroristische groeperingen.
Zelfs met Nederlandse ANBI stichtingen gaat het vaak niet goed met de transparantie. Uit een onderzoek van het digitale onderzoeksplatform Follow the Money, blijkt dat een groot deel van de ANBI’s geen duidelijke verantwoording of zelfs helemaal geen financiële verantwoording af kunnen leggen.
Hoe proberen wij transparantie te implementeren?
Transparantie is sinds de oprichting een van de kernwaarden van Bonfari, hierdoor hebben we een hoop transparantie in onze organisatie geïmplementeerd. Binnen onze website, gaat ieder project gepaard met een omschrijving, planning, begroting, realisatie en evaluatie. Zo houden wij, onszelf, de vrijwilligers, de donateurs en jou op de hoogte van de huidige stand van zaken. Gedurende het proces proberen wij ook altijd de informatie up-to-date en concreet te houden door een periodiek nieuwsbrief met de huidige stand van zaken en plannen voor de toekomst.
Financieel voldoen wij ook aan de eisen die gesteld worden aan een ANBI stichting: maximaal 10% van de donatie mag uitgegeven worden aan overhead en er dient een jaarlijks financieel jaarverslag online te staan. Wij gaan op dit gebied nog verder door te streven naar een overhead van 5% en door onze financiële verslagen zelfs op projectniveau inzichtelijk te maken. Onze boekhouding is open beschikbaar op de website en de website zelf is ook open source beschikbaar op Github.
Hoe kan onze transparantie nog beter?
Ondanks dat wij een vrij duidelijk beeld hebben van het concept van transparantie, blijkt dit in de praktijk vaak lastig te borgen.
Door eens kritisch naar ons proces te kijken zagen wij dat onze financiën niet tot op de donateur te volgen zijn. Praktisch is het prettig om alle uitgaven op de grote hoop te gooien maar idealiter zou dit tot op de transactie te herleiden moeten zijn. Daarnaast blijken onze uitgaven binnen Gambia ook niet direct te herleiden. Uitgaven in Gambia gaan niet altijd gepaard met (leesbare) facturen, toch zouden we meer inzicht kunnen bieden in de precieze uitgaven.
Tijdens onze zoektocht naar de essentie van value-based volunteering kwamen wij nog een partij tegen die zeker genoemd moet worden in het kader van transparantie. De organisatie GiveWell, lijkt de meeste van de besproken punten te vinken en heeft zelf een pagina die gewijd is aan de transparantie m.b.t. fouten in hun beleidsvoering.
Hoe kijk jij hier naar? Wat is naar jouw idee belangrijk om vrijwilligerswerk succesvol te laten zijn? Laat het ons weten! Dat kan in de comments, via feedback@bonfari.net of via de website.